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“El Santo Grial: Cómo Subcontratar la Administración de tus Emails y ya Nunca Más tener que Revisar tu Bandeja de Entrada”

…Qué tal si ya no tuvieras que chequear más tu bandeja de entrada? Si pudieras contratar a alguien para que sea otra la persona que pase incontables horas frente a tu bandeja de entrada en lugar de ti.

Esta no es una mera fantasía. Durante los últimos 12 meses he estado experimentando los beneficios de no tener que chequear más mis emails, entrenando a otras personas para que respondan como yo lo haría. No me refiero a imitarme, sino a pensar como yo.

Estos son los resultados: Recibo más de 1000 mensajes al día en varias cuentas de email. En vez de pasar entre 6 y 8 horas al día chequeando emails, lo cual solía hacer, ahora puedo saltearme días enteros sin hacerlo, o incluso semanas…todo esto con tan sólo 4 a 10 minutos por noche.

Déjame explicarte las reglas básicas para lograrlo, y algunos consejos para subcontratar la administración de tu bandeja de entrada:

1. Poseo múltiples cuentas de emails con direcciones para determinados y específicos tipos de mensaje (lectores de mi blog vs. Medios vs amigos/familia, etc) tim@.. es la dirección que le brindo a nuevos contactos, la cual es manejada por mi asistente.

2. El 99% de mis emails cae en una categoría predeterminada de consultas con preguntas frecuentes ( puedes ver mi plantilla de “reglas de email”, siéntete libre de tomarla, adaptarla y utilizarla). Mis asistentes chequean y limpian la bandeja de entrada a las 11pm y a las 3pm PST.

3. Para el 1% de mis emails que pueden requerir mi atención personal para mi lista de “acciones siguientes”, mantengo una conversación telefónica con mi asistente todos los días a las 4pm, que dura entre 4 y 10 minutos.

4. Cuando estoy muy ocupado o me encuentro de viaje, mi asistente me deja un mensaje en mi voicemail con un listado enumerando mis acciones pendientes, el cual a su vez respondo via email con el listado de respuestas o tareas correspondientes a cada ítem.

Todas las noches (o bien temprano en la mañana), escucho el voicemail de mi asistente via skype y simultáneamente redacto el listado de acciones a seguir. (1. Bob: comunicarle que..2.Jose en Perú: solicitarle un…3. Conferencia en NC: confirmar…, etc) a través de un chat de Skype o redactando un rápido email. ¿Cuánto tiempo me insume este nuevo sistema? Pues bien, esto me toma entre 4 y 10 minutos en contraste con las 6 a 8 horas que dedicaba antes al filtrado y las respuestas repetitivas de mis emails.

Si tu sólo tienes una cuenta de email, te recomiendo usar un programa de escritorio como el Outlook o Mail, en lugar de un programa basado en la web como Gmail, por una simple razón: si ves nuevos mensajes en tu bandeja de entrada, querrás chequearlos. Como dicen en AA: si no quieres resbalarte, no pises terreno resbaloso. Esta es la razón por la cual tengo una cuenta de email personal y privada que uso sólo para enviarle emails a mi asistente y comunicarme con mis amigos. Mi bandeja de entrada se mantiene vacía (es decir, sin ningún mensaje pendiente) la mayor parte del tiempo.

El email es lo último que la gente deja ir. CEO´s de entre los 500 principales de la revista Fortune, autores y escritores de bestsellers, celebridades – conozco docenas de top performers que delegan todo menos el email, pensando que sólo ellos pueden ocuparse de su bandeja de entrada. “Nadie puede chequear mi email por mi”, se asume incuestionablemente, o “yo respondo cada email que recibo” alardean mientras justifican las 8 a 12 horas que pasan frente al ordenador.

No sólo no es divertido, sino que les roba tiempo para generar resultados de alto impacto o disfrutar de actividades más gratificantes.

Supéralo. Chequear emails no es una aptitud asombrosa que sólo tu posees.

De hecho, chequear emails es como todo lo demás: un proceso. Cómo evalúes y manejes tus emails (borrar vs archivar vs reenviar vs responder) comprende tan sólo una serie de preguntas que te haces a ti mismo, tanto sea consciente como inconscientemente.

Tengo un documento llamado “Reglas de Procesamiento de Tim Ferris” al cual mis asistentes van añadiendo reglas a medida que yo se los indico con un email con el Asunto “Añadir a Reglas”. En un transcurso de una semana o dos con una VA (asistente virtual) terminarás con un conjunto de “reglas” que reflejarán cómo procesa tu cerebro todos los emails. Frecuentemente te muestra también cuán descuidado eres al procesar. He incluido mis “Reglas” en mi post original. Clic aquí

Algunos consejos

Concertar citas y reuniones consume muchísimo tiempo. Delega estas tareas a tu asistente virtual utilizando la agenda de Google Calendar. Yo agrego mis propios ítems en mi agenda a través de mi PalmZ22 o iCal, luego utilizo Spanning Synk y Missing Sync por Palm OS para sincronizar todo. En mi uberlight Sony VAIO, la cual llevo cuando viajo, uso Companion Link for Google Calendar.

Te sugiero agendar todas las llamadas en grupo, en un lapso de uno o dos días, con 15 minutos entre llamada y llamada. Dispersar las llamadas en el transcurso de la semana en horarios extraños sólo logrará llenarte de interrupciones.

Si revisas la casilla de email de tu VA y respondes algún email, asegúrate de enviarle copia oculta BCC, para ponerla al tanto de que ya te has ocupado de ese mensaje.

Ten la seguridad de que surgirán pequeños problemas. En esta vida hay que saber ceder y hacer concesiones, y a veces es necesario permitir que pequeñas cosas malas sucedan para alcanzar grandes resultados. No hay escapatoria. O elijes prevenir todos los problemas y no logras nada, o permites un aceptable nivel de problemas y te enfocas en generar grandes resultados. Te recomiendo mucho leer mi artículo “The Art of Letting Bad Things Happen” antes e subcontratar la administración de tus cuentas de email.

Estás preparado para comenzar y probar el Santo Grial? Estos son los pasos a seguir:

1. Determina exactamente cuáles serán las cuentas de email que usarás y cómo deseas que se respondan los mensajes (o tan sólo que se categoricen o cómo deseas que se purguen los mensajes)

2. Encuentra una Asistente Virtual. Chequea mi artículo “The Personal Outsourcing Olympics: Bangalore Butler or American Assistant” y “Extreme Personal Outsourcing”.

3. Primero testea el nivel de confiabilidad de la VA y luego sus aptitudes. Asígnales a las 3 mejores candidatas una tarea para que entreguen dentro de un tiempo de entrega ajustado ( 24hs) antes de elegir finalmente a quién contratarás y darás acceso a tu email.

4. Utiliza un período de prueba de 2 a 4 semanas para testear el terreno y solucionar todos los detalles iniciales. Una vez más te repito: habrá pequeños problemas. Puede llevar entre 3 y 8 semanas llegar al punto en el que el trabajo se realice armoniosamente y sin incidentes.

5. Aparta tiempo para Diseñar tu Estilo de Vida Ideal y haz algo que añada valor a tu vida en lugar de dispersarte leyendo emails. Llena ese vacío.

Escrito por: Tim Ferriss y traducido al español por Asistencia-Virtual.com © – Bárbara Langer

Tim Ferriss, Autor: The 4-Hour Workweek (http://www.fourhourworkweek.com)
(Random House/Crown Publishing)
Bio and Fun:
http://www.fourhourworkweek.com/blog