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Hace unos meses descubrí el sistema de David Allen, Getting Things Done – GTD –  gracias a la recomendación de un miembro de mi red de contactos en una web para compartir libros. Enseguida inicié una búsqueda en google para saber un poco más de qué se trataba este método y si es realmente efectivo. Lo que leí me interesó. Fui a la librería más cercana a mi casa y me compré el libro Organízate con Eficacia, de David Allen, versión en español de su famoso libro Getting Things Done.

La puesta en práctica de su sistema me está ayudando en todo sentido a ser una persona mucho más productiva con el poco tiempo que me queda entre mis funciones como Asistente Virtual, Coach de VA´s y mamá. Vale aclarar que cuento con la ventaja adicional de haber seguido el programa de Leo Alcalá “Cómo lograr más y tener tiempo para todo” . Personalmente creo que la combinación de ambos métodos es una solución ganadora.

A continuación comparto una excelente descripción breve del sistema GTD, publicado en el blog de Didac Lee. y en siguientes posts publicaremos más detalles sobre el programa de Leo Alcalá “Cómo lograr más y tener tiempo para todo”.

GTD: Una metodología para la realización de tareas (Rubén Mansilla)

- insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto; por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad.

- se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

- para cada tarea, reflexionar previamente sobre la misma y generar una lista de las acciones que deben realizarse luego (no ponerse a pensar sobre la marcha)

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything:

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen - no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.”

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel. El sistema de recordatorios debe estar dedicado para ello y para ninguna otra cosa.

El método se basa en los siguientes principios:

1. Recolectar: Capturar todo lo que se necesite seguir, recordar o realizar en un “cubo” (un dispositivo de almacenamiento); nada debe quedar en la cabeza, sino almacenado en el cubo; éste debe vaciarse al menos una vez por semana.

2. Procesar: En el procesamiento del cubo debe seguirse estrictamente este orden:

i. Comenzar por el principio

ii. No procesar más de un elemento a la vez

iii. Nunca devolver un elemento al cubo

iv. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

a. si lleva *menos de dos minutos*, hacerla

b. si no es una tarea propia, delegarla apropiadamente

c. posponerla

v. Si un elemento no requiere una acción:

a. registrarlo como referencia

b. eliminarlo, en caso de que no sea realizable

c. incubarlo, en el caso en el que no pueda realizarse por el momento.

3. Organizar: las siguientes listas describen categorías de elementos que esperan ser atendidos

a. Acciones próximas – Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas.

b. Proyectos – toda tarea abierta que requiere más de una acción para ser realizada

c. En espera – cuando tu has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobad periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.

d. Algún día/Quizá – se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.

4. Revisar: La disciplina GTD requiere que se revise al menos semanalmente el contenido de nuestro “cubo”, los proyectos abiertos, y los elementos en espera, asegurando que cualquier nueva tarea o eventos entrantes sean registrados en el sistema y que todo esta al día.

5. Hacer: Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas.

Más info: http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done