La Calma…

“Tómese una superficie quieta de agua, y láncese una pequeña piedrecita. El resultado es una tímida perturbación en su superficie y, unos segundos después, vuelve la calma. Láncese ahora un enorme pedrusco. La perturbación es mucho mayor, y el reposo completo no vuelve probablemente hasta pasados unos minutos. Lo que debe visualizarse es que en ambos casos el resultado final es el mismo: La calma”.

Adaptado a la práctica profesional, debe pretenderse el mismo funcionamiento: Tanto una nueva pequeña tarea a ser cumplida como un enorme proyecto del que encargarse producirán en nuestra mente perturbaciones de dimensiones distintas, pero en ambos casos gracias al método GTD (Getting Things Done, o su versión en español Organízate con Eficacia, de David Allen) el resultado final debe ser el mismo: La calma total. 

Durante las entrevistas que les hice a Leo y a Alvaro me comprometí a buscar y probar aplicaciones basadas en el método GTD y así lo he hecho.

Te presentaré tres aplicaciones GTD independientes y por útlimo, un plugin que se integra con Outlook, el que personalmente estoy utilizando por resultarme más práctico.

Next Action:

Se trata de un programa que dispone de una pequeña pantalla similar a un block de notas, que permanece fijo en el escritorio para que lo podamos ver constantemente, y así no olvidarnos de aquello que tenemos que hacer.

Es muy útil especialmente por su aspecto minimalista y su sencillo uso. Además, si no deseamos que aparezca constantemente sobre el trabajo que estamos realizando, acercamos el ratón hasta el área donde se encuentra se moverá hacia una esquina de la pantalla.

TaskManager

Es un práctico gestor de tareas ideal para estar al día con todos nuestros proyectos y entregar todos nuestros informes a tiempo.
Las tareas se organizan por etiquetas, por ejemplo, Trabajo, Personal o Proyecto, y a su vez permiten añadir las subtareas necesarias.
Cada tarea incluye campos para añadir notas, con texto e imagen, enlaces a ficheros o direcciones URL y mails de contactos relacionados con la tarea. Además, lo podemos programar para que nos avise antes y después de haber finalizado el proyecto en cuestión.

Tiene dos versiones: La versión 1 de este producto todavía está disponible, y además es gratuita. La nueva versión cuesta $29.99.

Este programa trabaja sin conexión a internet. Puedes acceder a la lista de tareas en cualquier momento y en cualquier lugar cuando se instala en una unidad USB pulgar.
En el modo de lista, las tareas y subtareas puede ser ordenada manualmente arrastrando y soltando las tareas y subtareas en la lista y guarda automáticamente los cambios.  Otra de sus características es la de tareas eliminadas. Si las tareas son eliminadas de la lista de tareas activas se traslada a una lista de tareas eliminadas. Desde allí se puede borrar de manera definitiva una tarea o bien restaurarlo.

Thinking Rock:

Es un programa gratuito creado en Australia. Su objetivo es ayudar a organizar nuestros días para conseguir hacer lo máximo en el menor tiempo posible y de la mejor manera.
El sistema consiste en crear un archivo con diferentes contextos por ejemplo: Trabajo, Personal, Proyecto y a cada contexto se le puede colocar diferentes ítems como: llamados, reuniones, etc. Una vez que tenemos los diferentes contextos, solo queda procesar los pensamientos y convertirlos en acciones simples (las cuales realizaremos lo mas pronto posible) o complejas, de acuerdo al proyecto. Ya esta disponible su segunda versión.

Por un tiempo estuve usandoThinkingRock y he notado que es un programa que sigue fielmente el sistema GTD de David Allen y su manera de trabajar, y el período de aprendizaje es corto. Además es gratuito.  Es una herramienta muy útil, sin embargo no soy muy amiga de tener varias aplicaciones abiertas, y como el caso es que debo tener varias aplicaciones abiertas que uso diariamente sí o sí, entonces opté por un plugin que se integra con mi Outlook. El plugin se llama Jello y por el momento es el que estoy usando desde hace varios meses. 

Jello.Dashboard:

Jello.Dashboard es un plugin gratuito para outlook que se integra perfectamente con el calendario, tareas, categorías, y organiza la información de forma que sea fácilmente reconocible la metodología GTD.

Jello permite manejar una matriz de Proyectos y Contextos para rápidamente ver las tareas asociadas a cada una. Además, de integrarse con Outlook, también se puede configurar en PDAs Palm y PocketPC. Cabe aclarar que Jello funciona sólo para Outlook XP en adelante.

Personalmente estoy usando Jello desde hace varios meses y me resulta muy útil para definir las acciones siguientes relacionadas con cada Proyecto y a su vez los contextos de cada una, vincular mis tareas del Outlook, eventos en mi calendario y emails de mi bandeja de entrada con mis proyectos y acciones (accionar, delegar, diferir, marcar elementos como referencias) 

¿Cómo uso los contextos? Por ejemplo, si estoy en mi computadora en el tiempo asignado para trabajar (contexto al que he categorizado como “@work”) me fijo qué acciones tengo marcadas en mi lista de Acciones Siguientes o Next Actions bajo el contexto @work. Y también puedo asignarle varias categorías a mis acciones siguientes. Por ejemplo en la categoría “@calls” indico los llamados que debo realizar, y a esos llamados los puedo marcar como “@next” si son llamados que debo hacer hoy. A su vez también los puedo marcar como @work si están relacionados con el trabajo. De modo que, los puedo ver bajo la categoría @calls, @work y @next actions.

Cuando miro mi lista de Next Actions no sólo puedo ver las acciones físicas independientes que quiero realizar ese día y con qué proyecto están relacionadas, sino que también puedo identificar fácilmente a qué contextos corresponde cada una de esas “next actions”. Entonces sólo me enfoco en las acciones que se correspondan con el contexto. Por ejemplo, si estoy trabajando sólo miro las que están bajo el contexto @work. Si estoy por salir a hacer mandados chequeo las que están bajo el contexto @errands (los nombres se pueden editar, yo utilizo algunos en inglés porque las palabras son más cortas), o cuando estoy terminando con mis labores diarias miro las acciones que están bajo el contexto “after hour”, este contexto lo he creado para identificar el momento en el que me estoy relajando y recordarme las cosas que me gustaría hacer al terminar el día para avanzar en algún proyecto personal.

También he estado probando el plugin para Outlook que vende David Allen sin embargo me siento más cómoda con Jello. Es cuestión de gustos

Paul Garrett del Río ha escrito una excelente guía de instalación y configuración en su blog TecnologíaEficaz.

Si quieres seguir investigando y probando por tu cuenta, aquí te dejo un enlace con un cuadro comparativo de software GTD.

http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php

Antes, hace algunos años, solo los “jefes” y grandes empresarios podian presumir de tener un asistente, secretaria/o o ayudante. Sin embargo, el hecho que muchas personas estan buscando alternativas para liberar su tiempo de las tareas mas rutinarias, poco gratificantes y/o simplemente no apetecibles pero necesarias, ha hecho emerger todo un nuevo negocio y categoria de profesionales: los asistentes virtuales.

Lee el artículo completo en El Blog de David González

Director de: http://pasionenaccion.com y http://leoalcala.com y co-funder del http://www.liderazgoyexito.com/club/

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Tal y como te prometí cuando publiqué la Entrevista a Alvaro Mendoza en mi post anterior, hoy comparto desde este espacio otra imperdible conversación con un gran Motivador, Líder y Empresario.

Leo es un multifacético líder-padre, esposo, autor, conferencista internacional, coach de óptimo desempeño, empresario. Su sitio web pasionenaccion.com y su Club de Liderazgo y Exito están ayudando a miles de personas a conectarse con su líder interno superar obstáculos y alcanzar el éxito.

Si quisiera hacer un resumen de los puntos más valiosos de la entrevista, este post resultaría casi en un ebook de un teleseminario de Leo Alcalá :), asi que siéntate y disfruta de esta hora de audio gratuita repleta de reflexiones llenas de sensatez,  que no hacen más que despertar en el oyente a un estado de consciencia más alto y tal vez producir pequeños cambios que serán de alto impacto para nuestra vida. Imperdible!

 Para escuchar la entrevista haz clic aquí:

 Download audio file (EntrevistadeLeoAlcalaporBarbaraLanger02-07-2008.mp3)

Que la disfrutes,

Barbara Langer
Directora de
Asistencia-Virtual.com
http://asistencia-virtual.com
“Descubra un Nuevo Concepto en Asistencia”

Entrevista a Alvaro Mendoza, Director de MercadeoGlobal.com

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Días atrás mantuve una muy agradable y productiva conversación con Alvaro Mendoza sobre sus SECRETOS DE PRODUCTIVIDAD.

Alvaro Mendoza es Experto en marketing y negocios por Internet. Psicólogo. Especialista en Administración de Mercadeo y Tecnologias de la Información aplicadas al comercio electrónico. Director de MercadeoGlobal.com.

Conozco a Alvaro desde hace ya más de 6 años, y puedo atestiguar que Alvaro siempre fue una persona sumamente productiva, ha publicado innumerables artículos, más de 20 ebooks, software y videos, dueño de varios sitios sitios web, además de estar actualmente gestionando su blog y boletines electrónicos con más de 275,000 suscriptores en todas las bases de datos.

Álvaro también es esposo y padre de familia, su esposa Jenny, y sus niñas Nichole de 3 años y Laurita de 18 meses.

Es interesante notar que Alvaro actualmente no utiliza un método específico de organización del tiempo, entonces…cuáles son los principios que Alvaro aplica para generar el nivel de resultados que está logrando para su negocio y a su vez disfrutar a pleno de su vida personal?

La entrevista dura 1 hora y las siguientes fueron algunas de las preguntas formuladas y contestadas:1. ¿Cómo es tu rutina de trabajo? En qué horarios comienzas con tus actividades y qué es lo primero que haces?
2. ¿Cuando trabajas en tu home office, qué técnicas has establecido - si lo has hecho - para trabajar sin interrupciones?
3. ¿Utilizas algún método específico para organizar tu tiempo, como el GTD? En caso contrario, cómo te organizas con tu agenda, recordatorios, tareas, citas, etc?
4. ¿Qué herramientas utilizas para organizarte? Agenda en papel, Blackberry, Outlook, etc?
5. ¿Qué pautas tienes presente a la hora de definir prioridades y tu orden del día?
6. ¿Realizas ejercicios y alguna otra actividad relacionada con la salud y el espíritu? En qué momentos?
7. ¿Qué porcentaje de tiempo le dedicas a las siguientes tareas y áreas de tu vida laboral y personal?

- Familia y Amigos (es decir, tiempo para los demás)

- Salud mental y física (es decir, tiempo para ti)

- Redactar artículos

- Tu Blog y otros sitios web

- Networking

- Investigación y evaluación de nuevas tecnologías

- Marketing de tus productos

- Investigación de tendencias de tu mercado y revisión de tus estrategias de venta y/o mercadeo

8. ¿Qué tareas sueles subcontratar para ganar tiempo y así generar ingresos? Ha contribuido esto a tus logros?

9. Qué precauciones tomas para evitar la fatiga y el cansancio físico de estar mucho tiempo frente al ordenador?

10. ¿Qué consejos personales puedes ofrecernos desde tu experiencia para generar resultados sin caer en el estrés y en la tentación de querer lograr más de lo que está a nuestro alcance?

Este es un caso de la vida real. No es teoría, es 100% real. No te pierdas esta entrevista! Tal vez dentro de una hora - que es lo que dura la entrevista - puedas darle un giro a tu vida aplicando las técnicas y los principios que aplica un exitoso como Alvaro Mendoza.

Que la disfrutes tanto como yo lo he hecho! Espero tus comentarios!

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…Qué tal si ya no tuvieras que chequear más tu bandeja de entrada? Si pudieras contratar a alguien para que sea otra la persona que pase incontables horas frente a tu bandeja de entrada en lugar de ti.

Esta no es una mera fantasía. Durante los últimos 12 meses he estado experimentando los beneficios de no tener que chequear más mis emails, entrenando a otras personas para que respondan como yo lo haría. No me refiero a imitarme, sino a pensar como yo.

Estos son los resultados: Recibo más de 1000 mensajes al día en varias cuentas de email. En vez de pasar entre 6 y 8 horas al día chequeando emails, lo cual solía hacer, ahora puedo saltearme días enteros sin hacerlo, o incluso semanas…todo esto con tan sólo 4 a 10 minutos por noche.

Déjame explicarte las reglas básicas para lograrlo, y algunos consejos para subcontratar la administración de tu bandeja de entrada:

1. Poseo múltiples cuentas de emails con direcciones para determinados y específicos tipos de mensaje (lectores de mi blog vs. Medios vs amigos/familia, etc) tim@.. es la dirección que le brindo a nuevos contactos, la cual es manejada por mi asistente.

2. El 99% de mis emails cae en una categoría predeterminada de consultas con preguntas frecuentes ( puedes ver mi plantilla de “reglas de email”, siéntete libre de tomarla, adaptarla y utilizarla). Mis asistentes chequean y limpian la bandeja de entrada a las 11pm y a las 3pm PST.

3. Para el 1% de mis emails que pueden requerir mi atención personal para mi lista de “acciones siguientes”, mantengo una conversación telefónica con mi asistente todos los días a las 4pm, que dura entre 4 y 10 minutos.

4. Cuando estoy muy ocupado o me encuentro de viaje, mi asistente me deja un mensaje en mi voicemail con un listado enumerando mis acciones pendientes, el cual a su vez respondo via email con el listado de respuestas o tareas correspondientes a cada ítem.

Todas las noches (o bien temprano en la mañana), escucho el voicemail de mi asistente via skype y simultáneamente redacto el listado de acciones a seguir. (1. Bob: comunicarle que..2.Jose en Perú: solicitarle un…3. Conferencia en NC: confirmar…, etc) a través de un chat de Skype o redactando un rápido email. ¿Cuánto tiempo me insume este nuevo sistema? Pues bien, esto me toma entre 4 y 10 minutos en contraste con las 6 a 8 horas que dedicaba antes al filtrado y las respuestas repetitivas de mis emails.

Si tu sólo tienes una cuenta de email, te recomiendo usar un programa de escritorio como el Outlook o Mail, en lugar de un programa basado en la web como Gmail, por una simple razón: si ves nuevos mensajes en tu bandeja de entrada, querrás chequearlos. Como dicen en AA: si no quieres resbalarte, no pises terreno resbaloso. Esta es la razón por la cual tengo una cuenta de email personal y privada que uso sólo para enviarle emails a mi asistente y comunicarme con mis amigos. Mi bandeja de entrada se mantiene vacía (es decir, sin ningún mensaje pendiente) la mayor parte del tiempo.

El email es lo último que la gente deja ir. CEO´s de entre los 500 principales de la revista Fortune, autores y escritores de bestsellers, celebridades – conozco docenas de top performers que delegan todo menos el email, pensando que sólo ellos pueden ocuparse de su bandeja de entrada. “Nadie puede chequear mi email por mi”, se asume incuestionablemente, o “yo respondo cada email que recibo” alardean mientras justifican las 8 a 12 horas que pasan frente al ordenador.

No sólo no es divertido, sino que les roba tiempo para generar resultados de alto impacto o disfrutar de actividades más gratificantes.

Supéralo. Chequear emails no es una aptitud asombrosa que sólo tu posees.

De hecho, chequear emails es como todo lo demás: un proceso. Cómo evalúes y manejes tus emails (borrar vs archivar vs reenviar vs responder) comprende tan sólo una serie de preguntas que te haces a ti mismo, tanto sea consciente como inconscientemente.

Tengo un documento llamado “Reglas de Procesamiento de Tim Ferris” al cual mis asistentes van añadiendo reglas a medida que yo se los indico con un email con el Asunto “Añadir a Reglas”. En un transcurso de una semana o dos con una VA (asistente virtual) terminarás con un conjunto de “reglas” que reflejarán cómo procesa tu cerebro todos los emails. Frecuentemente te muestra también cuán descuidado eres al procesar. He incluido mis “Reglas” en mi post original. Clic aquí

Algunos consejos

Concertar citas y reuniones consume muchísimo tiempo. Delega estas tareas a tu asistente virtual utilizando la agenda de Google Calendar. Yo agrego mis propios ítems en mi agenda a través de mi PalmZ22 o iCal, luego utilizo Spanning Synk y Missing Sync por Palm OS para sincronizar todo. En mi uberlight Sony VAIO, la cual llevo cuando viajo, uso Companion Link for Google Calendar.

Te sugiero agendar todas las llamadas en grupo, en un lapso de uno o dos días, con 15 minutos entre llamada y llamada. Dispersar las llamadas en el transcurso de la semana en horarios extraños sólo logrará llenarte de interrupciones.

Si revisas la casilla de email de tu VA y respondes algún email, asegúrate de enviarle copia oculta BCC, para ponerla al tanto de que ya te has ocupado de ese mensaje.

Ten la seguridad de que surgirán pequeños problemas. En esta vida hay que saber ceder y hacer concesiones, y a veces es necesario permitir que pequeñas cosas malas sucedan para alcanzar grandes resultados. No hay escapatoria. O elijes prevenir todos los problemas y no logras nada, o permites un aceptable nivel de problemas y te enfocas en generar grandes resultados. Te recomiendo mucho leer mi artículo “The Art of Letting Bad Things Happen” antes e subcontratar la administración de tus cuentas de email.

Estás preparado para comenzar y probar el Santo Grial? Estos son los pasos a seguir:

1. Determina exactamente cuáles serán las cuentas de email que usarás y cómo deseas que se respondan los mensajes (o tan sólo que se categoricen o cómo deseas que se purguen los mensajes)

2. Encuentra una Asistente Virtual. Chequea mi artículo “The Personal Outsourcing Olympics: Bangalore Butler or American Assistant” y “Extreme Personal Outsourcing”.

3. Primero testea el nivel de confiabilidad de la VA y luego sus aptitudes. Asígnales a las 3 mejores candidatas una tarea para que entreguen dentro de un tiempo de entrega ajustado ( 24hs) antes de elegir finalmente a quién contratarás y darás acceso a tu email.

4. Utiliza un período de prueba de 2 a 4 semanas para testear el terreno y solucionar todos los detalles iniciales. Una vez más te repito: habrá pequeños problemas. Puede llevar entre 3 y 8 semanas llegar al punto en el que el trabajo se realice armoniosamente y sin incidentes.

5. Aparta tiempo para Diseñar tu Estilo de Vida Ideal y haz algo que añada valor a tu vida en lugar de dispersarte leyendo emails. Llena ese vacío.

Escrito por: Tim Ferriss y traducido al español por Asistencia-Virtual.com © - Bárbara Langer

Tim Ferriss, Autor: The 4-Hour Workweek (http://www.fourhourworkweek.com)
(Random House/Crown Publishing)
Bio and Fun:
http://www.fourhourworkweek.com/blog

La puesta en práctica de su sistema me está ayudando en todo sentido a ser una persona mucho más productiva con el poco tiempo que me queda entre mis funciones como Asistente Virtual, Coach de VA´s y mamá. Vale aclarar que cuento con la ventaja adicional de haber seguido el programa de Leo Alcalá “Cómo lograr más y tener tiempo para todo” . Personalmente creo que la combinación de ambos métodos es una solución ganadora.

A continuación comparto una excelente descripción breve del sistema GTD, publicado en el blog de Didac Lee. y en siguientes posts publicaremos más detalles sobre el programa de Leo Alcalá “Cómo lograr más y tener tiempo para todo”.

GTD: Una metodología para la realización de tareas (Rubén Mansilla)

- insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto; por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad.

- se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

- para cada tarea, reflexionar previamente sobre la misma y generar una lista de las acciones que deben realizarse luego (no ponerse a pensar sobre la marcha)

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything:

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen - no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.”

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel. El sistema de recordatorios debe estar dedicado para ello y para ninguna otra cosa.

El método se basa en los siguientes principios:

1. Recolectar: Capturar todo lo que se necesite seguir, recordar o realizar en un “cubo” (un dispositivo de almacenamiento); nada debe quedar en la cabeza, sino almacenado en el cubo; éste debe vaciarse al menos una vez por semana.

2. Procesar: En el procesamiento del cubo debe seguirse estrictamente este orden:

i. Comenzar por el principio

ii. No procesar más de un elemento a la vez

iii. Nunca devolver un elemento al cubo

iv. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

a. si lleva *menos de dos minutos*, hacerla

b. si no es una tarea propia, delegarla apropiadamente

c. posponerla

v. Si un elemento no requiere una acción:

a. registrarlo como referencia

b. eliminarlo, en caso de que no sea realizable

c. incubarlo, en el caso en el que no pueda realizarse por el momento.

3. Organizar: las siguientes listas describen categorías de elementos que esperan ser atendidos

a. Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas.

b. Proyectos - toda tarea abierta que requiere más de una acción para ser realizada

c. En espera - cuando tu has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobad periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.

d. Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.

4. Revisar: La disciplina GTD requiere que se revise al menos semanalmente el contenido de nuestro “cubo”, los proyectos abiertos, y los elementos en espera, asegurando que cualquier nueva tarea o eventos entrantes sean registrados en el sistema y que todo esta al día.

5. Hacer: Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas.

Más info: http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Pues bien, esto lo podremos determinar en función de CUÁNTO VALE NUESTRO TIEMPO. Cuánto vale su hora?

Las personas que se dedican a hacer negocios exitosos, están conscientes del valor de su hora, y este es un factor clave en términos de su productividad y generación de ingresos.

Por eso, para algunas tareas que no están relacionadas con su área de expertise o la generación de sus ingresos, tal vez usted también decida contratar una Asistente Virtual. Pero..cómo puede determinar cuánto vale su hora?

A continuación quiero compartir con usted el siguiente artículo escrito por el Dr. Camilo Cruz.

Atentamente,

Bárbara Langer
Directora de
Asistencia-Virtual.com

SABES CUÁNTO VALE TU HORA? . By: Dr. Camilo Cruz

No sólo hay que ganar lo suficiente para subsistir, sino lo necesario para lograr nuestras metas y los sueños que seguramente ya hemos encontrado. Con este objetivo en mente, al determinar las entradas que deseamos obtener, debemos fijarnos una cifra que exija un mayor esfuerzo de nuestra parte; una cifra que demande el uso de nuestro verdadero potencial. Pero ¿cómo identificar esta cifra?

1. Piensa en las entradas que generas en tu año más productivo e increméntalas en un 50%.

2. Determinar qué cantidad o volumen de ventas tendrás que hacer, de tu respectivo producto o servicio, para ganar dicha cantidad. Entonces, este volumen total de ventas se convierte en una de tus metas para los próximos doce meses.

3. Toma esta meta y divídela en pasos más pequeños: 

• Determina cuál deberá ser tu meta de ganancias mensuales.
• Si tomas las entradas anuales que deseas percibir y el volumen de ventas que deberás generar para poder conseguirlo y lo divides entre el número de meses y semanas que trabajas durante el año, podrás determinar cuáles deben ser tus metas financieras mensuales y semanales.
• Después deberás determinar objetivos específicos a plazos aún más cortos. Esto equivale a determinar tus ingresos y volumen de ventas.

A partir del momento en que hayas realizado estos cálculos, mientras estés en tu trabajo rehusa hacer cualquier actividad que no te pague quince dólares por hora. Identifica, en tu trabajo o en tu negocio, aquellas acciones que afectan tu productividad y que si las ejecutas debidamente, podrán aumentar tus entradas.

Cuando estés en tu trabajo, pregúntate si la actividad que estás realizando, o estás a punto de realizar, forma parte del 20% que producirá el 80% de tu éxito.

El sólo hecho de saber cuánto vale una hora de tu tiempo, basado en las metas financieras que deseas alcanzar, te permite valorarlo mejor y te ayuda a tomar decisiones mucho más acertadas en cuanto a cómo invertirlo.

Lo único con lo que verdaderamente cuentas para ofrecer es tu tiempo, así que utilízalo sabiamente.
Dr. Camilo Cruz. Fuente: www.elexito.com

Leo Alcalá es un prestigioso conferencista y líder del cual he aprendido mucho en estos años. Desde mi blog quiero acercarte algunas de las estrategias más efectivas y potenciadoras que Leo ha compartido conmigo.   

La Trampa del Tiempo y Cómo No Caer en Ella

¿Cuándo fue la última vez que pensaste o dijiste “es que no tengo tiempo”?

¿Cuándo fue la última vez que te sentiste estresado –o frustrado– por la abundancia de cosas por hacer en el marco de una escasez de tiempo?

El “no tengo tiempo” pareciera ser cada vez más común. Es como si nuestra mayor limitación –y para algunos, su mayor pobreza– fuera el poco tiempo que tenemos a nuestra disposición.

Es una gran trampa: pensar que no tenemos tiempo y sentirnos como víctimas de un universo aparentemente injusto que ha puesto muy pocos minutos, horas y días a nuestra disposición.

Es la trampa de sentir como si el tiempo fuera un enemigo despiadado e implacable.

Yo creo lo contrario: tenemos tiempo para todo.

Sí, tiempo para todo… para todo aquello
que es realmente importante en tu vida.

¿Quién es una de las personas que tú más admiras en tu vida?

¿Quién podría ser la persona que representa el tipo de éxito que tú deseas para ti? La cantidad de tiempo que tienes a disposición hoy –esas implacables 24 horas– es la misma que está disponible para él o ella. Ni un minuto más, ni un minuto menos.

Piensa en quien para ti es la persona más exitosa del mundo. Ella también está limitada a 24 horas por día. Él o ella tiene el mismo tiempo que tú; es sólo que lo usa y aprovecha de manera diferente.

No puede ser que tú no tengas tiempo suficiente.
Lo que sí puede ser es que tengas la oportunidad de mejorar el uso que le das al tiempo que tienes.

En mi taller Sácale el Jugo al Tiempo yo muestro que no hay tal cosa como administrar mejor tu tiempo. El tiempo no es un recurso administrable; no puedes “ahorrarte” seis minutos aquí para luego tener una hora de 66 minutos más tarde.

Lo que sí puedes hacer es administrar tus acciones. Elegir cómo aprovechas el tiempo que tienes. Y ahí es en dónde reside tu poder para optimizar tu desempeño.

La clave está en pasar de pensar “es que no tengo tiempo” a preguntarte:

¿Cómo puedo hacer un mejor uso de
mi tiempo para lograr lo que quiero?

Hay una realidad: tú tienes –así como todo ser sobre este planeta– 24 horas cada día. Tu misión es aprovecharlas al máximo. Aquí tienes algunas estrategias para hacerlo:

Define lo que quieres

El uso de tu tiempo debe estar en función de lo que quieres lograr. Así que la primera estrategia para optimizar el aprovechamiento de tu tiempo es definir tus metas.

El Dr. Stephen Covey, en su libro Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Eficaces, lo pone bien sencillo: pon primero lo primero.

Entonces ¿qué es lo primero para ti? ¿Qué es lo más importante? ¿Cuáles son esas acciones que te van a permitir avanzar eficazmente hacia el destino que deseas?

Una vez definido esto es cuestión de asegurarte poner lo importante en tu agenda y luego ¡hacerlo!

Es tener la disciplina para lograr que
las cosas menos importantes estén a la merced
de las más importantes y no al revés.

El Mejor Uso de tu Tiempo

Si te encuentras con la sensación “es que no tuve tiempo” significa que de manera deliberada o inconsciente invertiste tu tiempo en otras actividades.

¿Cuál es el mejor uso de tu tiempo?

Esa es la pregunta central del óptimo desempeño. Si todos tenemos las mismas 24 horas pero no todos tenemos el mismo nivel de éxito y plenitud, significa que hay quienes usan esas horas de manera más provechosa que otros.

El tiempo es neutral. Al tiempo le da igual si lo usas bien o no. La decisión –y el poder para poner a trabajar el tiempo a tu favor– es tuya.

La respuesta a “¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en este momento?” es una que debemos buscar constantemente. Hazte esa pregunta varias veces al día. Si es necesario, para tener un recordatorio, escríbela en grande en una hoja de papel y pégala en un sitio en que la veas con frecuencia.

¿Sabes cuál es la respuesta a esa pregunta? Aquello que te permita avanzar hacia la vida que quieres.

El tiempo pasa. Mañana estarás 24 horas más lejos o más cerca de tus metas. Tu éxito –y más importante aún, tu sensación de plenitud– depende de cómo aproveches lo que tienes a disposición hoy.

Para Aumentar, Disminuye; para Comenzar, Deja

¿Quieres tener más tiempo para hacer algo que realmente quieres y es importante para ti?

Entonces tienes que “abrir un hueco” en tu continuo de tiempo.

La única forma en que podrás tener tiempo
para lo que realmente te importa es dejando de hacer
lo que en el fondo no te llena.

Si sientes que el día se te va y no avanzas, pregúntate ¿en qué se me fue el día? Recuerda que la clave está –y la diferencia entre los más exitosos y los menos productivos– en el uso que le das a lo que tienes.

Sólo tendrás más tiempo para algo al reducir o eliminar el tiempo que se te va en otras cosas.

El reto está en sustituir esas actividades que poco o ningún valor le agregan a tu vida –como por ejemplo ver excesiva televisión, sostener largas conversaciones triviales, navegar sin rumbo por Internet, e-mails y chatting interminables, dormir de más, actividades que nada tienen que ver con tus metas ni con tus valores– por actividades que te permitan progresar.

Observa un día en que te sientes inmensamente satisfecho al final. No es un día en el que te la pasaste sin hacer nada; es cuando has tenido todo por hacer y lo haz logrado.
 
–Margaret Thatcher, Anterior Primer Ministro Británico

El control lo tienes tú. No eres una víctima de una ilusoria escasez de tiempo.

Eres el dueño de tu tiempo.

Y ese dominio lo ejerces al comprometerte a hacer el mejor uso de tus minutos, horas y días en función de disfrutar y avanzar hacia lo que más quieres.

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Copyright © 2005 por
Leo Alcalá —Autor y Conferencista Internacional
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Puedes ver el artículo publicado desde este enlace:

http://asistencia-virtual.com/Images/Manana-Profesional.jpg

A continuación también encontrarás la transcripción de la entrevista completa que he decidido compartir en exclusiva con los lectores de mi Blog:

Entrevista para Revista Mañana Profesional

¿Cómo surgió la idea de crear esta empresa?

Los motivos fueron varios, pero si tuviera que resumirlos, la idea de desarrollarme en la asistencia virtual surgió producto de un intenso deseo de dedicarme a una actividad que me resulte estimulante intelectualmente, que me permita crecer profesionalmente sin límites, o que éstos estén sólo impuestos por mí misma, y que a su vez me permita desarrollarme en el área personal manejando mi vida con total libertad de horarios.

Conocí la asistencia virtual cuando estaba trabajando como asistente de la directora de una empresa de consultoría en opinión pública. A pesar de estar a gusto con mi jefa, porque realmente congeniábamos muy bien, luego de varios años de estar trabajando como asistente de dirección en varias empresas, ya hacía tiempo que venía sintiendo la necesidad de un giro radical en mi vida laboral, y esto sumado a metas personales - por ejemplo, ya estábamos hablando con mi marido de tener hijos – contribuyeron a que la asistencia virtual captara mi atención inmediatamente.

Cuando escuché el término “asistencia virtual” me puse a investigar más sobre esta actividad y descubrí un mundo de mujeres profesionales que habían llevado el teletrabajo y el secretariado a un nivel muy elevado, convirtiéndose en directoras de un negocio online que trabaja con clientes de todas partes del mundo. En mi investigación pude comprobar el notable desarrollo que tenía esta profesión en los Estados Unidos y entonces decidí unirme a este grupo de profesionales, las VA´s o Asistentes Virtuales (VA´s por sus siglas en inglés Virtual Assistants). El paso siguiente fue capacitarme, y una vez sentadas las bases, lancé mi negocio online Asistencia-Virtual.com

¿Cuál es su principal objetivo?

El objetivo de mi empresa es brindarle a nuestros clientes todo nuestro soporte profesional para que puedan dedicar el tiempo que utilizan en un 100% a actividades productivas y generadoras de ingresos, delegando el resto en nuestro equipo.

¿Qué servicios prestan?

Dirijo una red de Asistentes Virtuales certificadas que cuentan con experiencia como asistentes ejecutivas en empresas de primera línea. Ofrecemos servicios secretariales y administrativos, y por otro lado personalmente presto servicios de apoyo en actividades de emarketing a sitios web y consultorías en sistemas de autorespondedores y boletines electrónicos. Además estoy brindando consultorías a Asistentes Virtuales, y personas interesadas en desarrollarse en esta profesión. Actualmente estoy participando como instructora en un curso online de 4 meses – el mismo con el que me certifiqué en su momento - que capacita secretarias que desean abrirse camino exitosamente dentro de esta fascinante profesión que es la asistencia virtual.

¿A quiénes están dirigidos?

Los servicios de asistencia virtual a través de mi red de VA´s están dirigidos a toda empresa o profesional que precise servicios asistenciales eventuales o por pocas horas, como empresarios que vienen de visita al país, empresas aquí en el país o en cualquier parte del mundo que precisen contar con una asistente profesional que tenga experiencia trabajando a través de esta modalidad, evitando contratar personal bajo relación de dependencia y proveerles un espacio en su oficina, equipamiento, etc. Trabajamos desde nuestras propias oficinas, contamos con todo el equipamiento y el software necesario para trabajar de forma remota con clientes de todo el mundo, y nos capacitamos constantemente contribuyendo tanto a nuestro crecimiento como el de nuestros clientes.
¿Cuáles son los beneficios de tener una secretaria a distancia?

Muchos. Como mencioné anteriormente, las asistentes virtuales se pueden contratar en casos en los que se necesite asistencia remota eventual, o por pocas horas a la semana.
Las VA´s son dueñas de su propio negocio online, con las que se establecen relaciones comerciales basadas en contratos de trabajo a corto o a largo plazo, y efectúan una variedad de servicios desde su propia oficina, haciendo uso de su propio equipamiento.

En contraste con un empleado en relación de dependencia, nuestros clientes contratan nuestros servicios sólo cuándo los necesita. Es decir que sólo pagan por el tiempo y los materiales utilizados en cada proyecto. 
Todo esto significa un 100% de productividad ya que se remunera el trabajo por tiempo real productivo o tarea realizada.
Esta nueva metodología de trabajo le brinda al profesional una excelente alternativa cuando necesita ayuda pero no tiene espacio en su oficina, equipamiento extra, o no desea tener el costo asociado a mantener un empleado en relación de dependencia: cargas sociales, licencias, beneficios y gastos varios. Todos aquellos gastos corren por cuenta de la asistente virtual, aparte de su equipamiento - que debe mantenerse actualizado con la tecnología del momento- así como también la capacitación que adquiere constantemente para seguir ofreciendo servicios de primera calidad.

¿Qué tipo de empresas apostaron con Uds a esta nueva modalidad?

Trabajamos con empresas de diversos rubros y envergadura, por ejemplo, entre nuestros clientes contamos con empresas de Real Estate en los EEUU, con profesionales independientes, como diseñadores gráficos, conferencistas, especialistas en emarketing, y con dueños de sitios web que comercializan productos y servicios.

¿Trabajan para empresas/empresarios de otros países?

Sí, de hecho la mayoría de mis clientes son del exterior. EEUU – Puerto Rico – Venezuela

Quienes contraten el servicio, ¿deberán hacerse cargo de costos de equipamiento, capacitaciones, aportes y cargas sociales?

No. Como toda empresa, estos gastos corren por nuestra cuenta.

¿Permite este sistema, que las secretarias trabajen desde sus casas y puedan desarrollarse en su vida personal como profesional?

Totalmente. Mi caso es un ejemplo claro: tengo una beba de 7 meses y aunque tuve que reacomodar mis horarios y aplicar el principio de delegar - motivo por el cual contraté una niñera algunas horas a la semana - puedo trabajar y dedicarle todo mi tiempo y mi amor a mi hijita. Este trabajo me permite disponer de mis horarios con total libertad, y cuando los tiempos no me cierran delego en mi equipo las tareas que sí pueden ser delegadas, y me ocupo de las que son prioritarias.
Esta libertad de horarios y las características de este trabajo, me permiten dedicar tiempo a actividades personales como mis hobbys – voy a un taller de pintura y tengo planeadas más actividades - mi salud, días libres, y todas esas cosas que generalmente no podemos hacer cuando el tiempo que le podemos dedicar a nuestros asuntos personales está condicionado por una jornada laboral de 9 o 10hs en oficinas.

¿Cuáles son los pasos a seguir para contratar a una secretaria virtual?

En nuestro caso primero tenemos un contacto con el cliente en el que solicitamos todos los detalles del trabajo a realizar, aprobado el presupuesto firmamos un contrato de trabajo de acuerdo al tipo de servicio que se contrate, y un acuerdo de confidencialidad. El contrato es de carácter comercial y en éste se deja claro que la asistente NO es empleada de la empresa ni tiene relación laboral con la misma, sino que actúa como proveedora de servicios.

¿Cómo se cotiza el trabajo y cuál es el costo?

El trabajo se cotiza caso por caso, todos nuestros presupuestos son personalizados. Por eso siempre nos ponemos en contacto con el cliente via skype, o telefónicamente para estar al tanto de los alcances de los servicios requeridos y tener una visión más clara de sus necesidades y expectativas. Nuestras tarifas van desde los $35 a $65 la hora.

Link para ver la entrevista publicada:

http://asistencia-virtual.com/Images/Mañana-Profesional.jpg

Barbara Langer
Asistencia-Virtual.com
“Descubra un nuevo concepto en asistencia”
Visítenos en http://asistencia-virtual.com

La nota publicada la puedes ver a continuación desde el siguiente enlace:

Ver Nota del Diario El Cronista Comercial

A continuación transcribo extractos de la entrevista:

Buenos Aires, Diario “El Cronista Comercial”, miércoles 18 de julio de 2007

TRABAJAN DESDE SU CASA EN FORMA FREE LANCE Y FACTURAN POR HORA
O PROYECTO

Adiós a la secretaria ejecutiva, llegan las asistentes virtuales.
La tendencia, que ya existe en el resto del mundo, crece en la Argentina. Hasta se
dictan cursos para enseñar a las profesionales a trabajar de esta manera, con
tarifas horarias que van de los $ 25 a los $ 60

XIMENA CASAS Buenos Aires ()
03:00

No importa si se trata de un empleado o de un alto ejecutivo, ya sea de una
multinacional o de una pyme: trabajar fuera de la oficina es cada vez más frecuente.
Las secretarias tampoco se quedan afuera de esta tendencia. Algunas, se animan a comenzar un nuevo negocio y se convierten en “asistentes virtuales”.

¿Qué las diferencia de las secretarias tradicionales? Las virtuales trabajan desde su casa en forma free lance, utilizan su propio equipamiento –con la tecnología necesaria para estar conectadas con sus clientes– y facturan honorarios por el tiempo real en el que realizaron sus tareas. En cambio, quienes las contratan, maximizan la relación costo-beneficio (pagan únicamente por lo solicitado) y ahorran en gastos laborales, equipos y espacio de oficinas.

Además de desempeñar las funciones clásicas (confirmar entrevistas, hacer el papeleo de rutina, coordinar vuelos y reservas de hotel), las asistentes a distancia también realizan presentaciones, seguimiento de artículos publicados en la prensa y servicios de transcripción, redacción, correspondencia, contabilidad y compras. También se dedican a tareas de marketing, como supervisar un plan publicitario o actualizar bases de datos. Además, encuentran un campo de acción en la web: algunas se especializan en mantenimiento de sitios y blogs, y en la confección de newsletters.

Gracias al correo electrónico y a otras herramientas –chat, videoconferencias o soluciones de voz por IP– están on line con sus jefes. “Usamos toda tecnología disponible para hacer y entregar nuestro trabajo de la forma más eficiente”, cuenta Bárbara Langer, quien dirige el sitio asistencia-virtual.com. Para las secretarias on line, las distancias no son un límite. “Trabajo para un conferencista colombiano que me envía sus charlas en formato mp3 para que las transcriba. Es algo que puedo hacer desde Buenos Aires sin problemas. Por eso, recibimos muchos pedidos de clientes del exterior”, destaca Langer.

Aunque se promocionan en páginas web, las secretarias virtuales reconocen que consiguen la mayoría de sus trabajos por referencias, o gracias al boca a boca.
Una asistente virtual puede contratarse por hora (entre $25 y $ 60), o mediante un abono mensual, para ciertas tareas.

Aunque en el mercado local es todavía incipiente, el negocio de las asistentes virtuales está muy desarrollado en los Estados Unidos –donde comenzó hace una década–, Canadá, el Reino Unido y Australia, donde se las conoce como VA (Virtual Assistants).

En las empresas de personal temporario también comienzan a detectar interés por este tipo de servicios. “Recibimos algunos pedidos de empresas multinacionales que solicitan asistentes virtuales para trabajos puntuales, como el help desk de un proyecto o la confirmación de la lista de invitados a un evento. Probablemente, utilizaban esta forma de trabajo en sus países de origen. Creo que es una modalidad aún poco conocida pero que crecerá y permanecerá. Es útil para quienes no quieren incorporan otra persona a su entorno laboral”, explica Pablo Liotti, director de grandes cuentas de Adecco.