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La Calma…

“Tómese una superficie quieta de agua, y láncese una pequeña piedrecita. El resultado es una tímida perturbación en su superficie y, unos segundos después, vuelve la calma. Láncese ahora un enorme pedrusco. La perturbación es mucho mayor, y el reposo completo no vuelve probablemente hasta pasados unos minutos. Lo que debe visualizarse es que en ambos casos el resultado final es el mismo: La calma”.

Adaptado a la práctica profesional, debe pretenderse el mismo funcionamiento: Tanto una nueva pequeña tarea a ser cumplida como un enorme proyecto del que encargarse producirán en nuestra mente perturbaciones de dimensiones distintas, pero en ambos casos gracias al método GTD (Getting Things Done, o su versión en español Organízate con Eficacia, de David Allen) el resultado final debe ser el mismo: La calma total. 

Durante las entrevistas que les hice a Leo y a Alvaro me comprometí a buscar y probar aplicaciones basadas en el método GTD y así lo he hecho.

Te presentaré tres aplicaciones GTD independientes y por útlimo, un plugin que se integra con Outlook, el que personalmente estoy utilizando por resultarme más práctico.

Next Action:

Se trata de un programa que dispone de una pequeña pantalla similar a un block de notas, que permanece fijo en el escritorio para que lo podamos ver constantemente, y así no olvidarnos de aquello que tenemos que hacer.

Es muy útil especialmente por su aspecto minimalista y su sencillo uso. Además, si no deseamos que aparezca constantemente sobre el trabajo que estamos realizando, acercamos el ratón hasta el área donde se encuentra se moverá hacia una esquina de la pantalla.

TaskManager

Es un práctico gestor de tareas ideal para estar al día con todos nuestros proyectos y entregar todos nuestros informes a tiempo.
Las tareas se organizan por etiquetas, por ejemplo, Trabajo, Personal o Proyecto, y a su vez permiten añadir las subtareas necesarias.
Cada tarea incluye campos para añadir notas, con texto e imagen, enlaces a ficheros o direcciones URL y mails de contactos relacionados con la tarea. Además, lo podemos programar para que nos avise antes y después de haber finalizado el proyecto en cuestión.

Tiene dos versiones: La versión 1 de este producto todavía está disponible, y además es gratuita. La nueva versión cuesta $29.99.

Este programa trabaja sin conexión a internet. Puedes acceder a la lista de tareas en cualquier momento y en cualquier lugar cuando se instala en una unidad USB pulgar.
En el modo de lista, las tareas y subtareas puede ser ordenada manualmente arrastrando y soltando las tareas y subtareas en la lista y guarda automáticamente los cambios.  Otra de sus características es la de tareas eliminadas. Si las tareas son eliminadas de la lista de tareas activas se traslada a una lista de tareas eliminadas. Desde allí se puede borrar de manera definitiva una tarea o bien restaurarlo.

Thinking Rock:

Es un programa gratuito creado en Australia. Su objetivo es ayudar a organizar nuestros días para conseguir hacer lo máximo en el menor tiempo posible y de la mejor manera.
El sistema consiste en crear un archivo con diferentes contextos por ejemplo: Trabajo, Personal, Proyecto y a cada contexto se le puede colocar diferentes ítems como: llamados, reuniones, etc. Una vez que tenemos los diferentes contextos, solo queda procesar los pensamientos y convertirlos en acciones simples (las cuales realizaremos lo mas pronto posible) o complejas, de acuerdo al proyecto. Ya esta disponible su segunda versión.

Por un tiempo estuve usandoThinkingRock y he notado que es un programa que sigue fielmente el sistema GTD de David Allen y su manera de trabajar, y el período de aprendizaje es corto. Además es gratuito.  Es una herramienta muy útil, sin embargo no soy muy amiga de tener varias aplicaciones abiertas, y como el caso es que debo tener varias aplicaciones abiertas que uso diariamente sí o sí, entonces opté por un plugin que se integra con mi Outlook. El plugin se llama Jello y por el momento es el que estoy usando desde hace varios meses. 

Jello.Dashboard:

Jello.Dashboard es un plugin gratuito para outlook que se integra perfectamente con el calendario, tareas, categorías, y organiza la información de forma que sea fácilmente reconocible la metodología GTD.

Jello permite manejar una matriz de Proyectos y Contextos para rápidamente ver las tareas asociadas a cada una. Además, de integrarse con Outlook, también se puede configurar en PDAs Palm y PocketPC. Cabe aclarar que Jello funciona sólo para Outlook XP en adelante.

Personalmente estoy usando Jello desde hace varios meses y me resulta muy útil para definir las acciones siguientes relacionadas con cada Proyecto y a su vez los contextos de cada una, vincular mis tareas del Outlook, eventos en mi calendario y emails de mi bandeja de entrada con mis proyectos y acciones (accionar, delegar, diferir, marcar elementos como referencias) 

¿Cómo uso los contextos? Por ejemplo, si estoy en mi computadora en el tiempo asignado para trabajar (contexto al que he categorizado como “@work”) me fijo qué acciones tengo marcadas en mi lista de Acciones Siguientes o Next Actions bajo el contexto @work. Y también puedo asignarle varias categorías a mis acciones siguientes. Por ejemplo en la categoría “@calls” indico los llamados que debo realizar, y a esos llamados los puedo marcar como “@next” si son llamados que debo hacer hoy. A su vez también los puedo marcar como @work si están relacionados con el trabajo. De modo que, los puedo ver bajo la categoría @calls, @work y @next actions.

Cuando miro mi lista de Next Actions no sólo puedo ver las acciones físicas independientes que quiero realizar ese día y con qué proyecto están relacionadas, sino que también puedo identificar fácilmente a qué contextos corresponde cada una de esas “next actions”. Entonces sólo me enfoco en las acciones que se correspondan con el contexto. Por ejemplo, si estoy trabajando sólo miro las que están bajo el contexto @work. Si estoy por salir a hacer mandados chequeo las que están bajo el contexto @errands (los nombres se pueden editar, yo utilizo algunos en inglés porque las palabras son más cortas), o cuando estoy terminando con mis labores diarias miro las acciones que están bajo el contexto “after hour”, este contexto lo he creado para identificar el momento en el que me estoy relajando y recordarme las cosas que me gustaría hacer al terminar el día para avanzar en algún proyecto personal.

También he estado probando el plugin para Outlook que vende David Allen sin embargo me siento más cómoda con Jello. Es cuestión de gustos

Paul Garrett del Río ha escrito una excelente guía de instalación y configuración en su blog TecnologíaEficaz.

Si quieres seguir investigando y probando por tu cuenta, aquí te dejo un enlace con un cuadro comparativo de software GTD.

http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php